規範文檔

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更新時間: 2013-08-29

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規範文檔(authority file),由規範記錄組成的計算機文檔。其作用是實行規範控制,即保證機讀目錄中文檔標目的一致性,以便有效地實現對機讀目錄的統一管理。規範記錄用來記錄下列內容:①書目記錄檢索點的規範標目;②規範標目與相關的不同標目形式之間的參照關係;③選取標目,確定其參照關係的依據及其他有關信息(包括建檔日期、建檔人姓名等)。規範文檔的作用是作為一種工具,以引導目錄的使用者根據出版物上出現的標目形式找到書目記錄所使用的規範化標目,進而找到所要的書目記錄或所需的資料。規範文檔首創於美國國會圖書館。

所含內容
規範標目內容包括作為書目記錄檢索點的編著者名稱、統一題名、叢編題名和主題標目等。因此規範文檔又常常可分為名稱規範文檔、主題規範文檔和叢編規範文檔。名稱規範文檔中的名稱包括:個人名稱、國家名稱、機關團體名稱、會議名稱、地理名稱和統一題名。
編目規則
規範標目工作是依據編目規則,並考慮圖書館目錄的歷史情況選取檢索點的形式。如現行的《英美編目條例》(第2版)就以大量篇幅記述了選取檢索點的規則這些規則的核心問題是保證標目的唯一性,即選取標目以及通過加著生卒年或其他附加成分,使得一個標目不同於另一個標目,能唯一地代表一個特定的人或事物,如特定的個人著者、機關團體或著作題名。
建立與維護
規範文檔功能的實現,依賴於規範文檔的建立與維護。建立計算機規範文檔,可在原手工工作的基礎上進行,或共享他人的規範資源,如北美一些圖書館採用美國國會圖書館發行的主題規範和名稱規範文檔。無論採用哪種方式,規範文檔一旦建立,立即會對規範控制工作帶來極大方便。然而為保證規範控制的質量,規範文檔的維護十分重要。隨著時間的推移,規範文檔所記錄的人和事物都可能有變化,如個人婚姻狀況的變化引起姓氏改變、同一團體或個人在不同時期用不同名稱、機構合併或分立出不同的機構、叢編或連續出版物的合刊或分立等。編目條例或規則本身也會因編目工作實踐的發展而有所變化。這些都會影響標目形式的選取。規範文檔就要追蹤和反映出這些變化,將不同的人和事物區別開來,將同一事物的不同形式的標目聯繫起來。這在卡片目錄條件下,需要做大量、細緻、繁瑣的工作,而在用計算機進行規範控制的條件下,規範文檔的維護則方便得多。目前北美的一些圖書館自動化系統如美國西部圖書館網路 (WLN)和加拿大多倫多大學圖書館自動化系統(UTLAS)等,已能提供規範控制服務。

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