文獻登記

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更新時間: 2013-12-13

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文獻登記是圖書館對新收集到館的文獻以及文獻收藏的變化情況(如遺失、剔除、寄存等)進行準確記錄的工作,又稱文獻登錄。

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1 文獻登記 -文獻登記

 

2 文獻登記 -正文

  圖書館對新收集到館的文獻以及文獻收藏的變化情況(如遺失、剔除、寄存等)進行準確記錄的工作,又稱文獻登錄。文獻登記通常按入藏或註銷的先後次序進行,通常可登記在空白本冊上、卡片上 或計算機 資料庫中,每一種文獻的登記號又稱入藏號或登錄號。文獻登記有利於掌握和了解館藏、預算經費、藏書清點、文獻保管等。文獻登記要求做到:登記制度完善,各項記錄準確無誤,登記表格簡明實用。
  文獻登記按登記內容可分為入 藏登記和 註銷登記,按所登記的文獻類型可分為圖書登記、期刊登記及其他文獻登記等。入藏登記又可按登記方法分為總括登記和個別登記。
  總括登記  以某一次、某一批或根據某一單據同時到館的文獻為單元進行的入藏登記。登記的內容有:登記日期、登記編號(一批文獻一個登記號、連續不間斷)、文獻來源、單據號碼、種數、冊(份)數、金額、各類( 各單位根據各自的實際需要確定類目) 的種數和冊(份)數、個別登記的起止號以及備註等。通過總括登記可隨時掌握全部館藏情況。
  個別登記  文獻經總括登記后再以冊(份)為單元進行的入藏登記,登記內容包括:登記日期、個別登記編號、文獻名稱、著者、出版者、版次、頁數、單價、文獻序號(如國際標準書號、專利號、標準號)、總括登記號等(見表)。文獻個別登記簿是入藏文獻的財產帳,是清查某一文獻入藏情況的主要依據。經過個別登記后的每一份文獻都有自己一個特定的號碼,即個別登記編號,它一般寫(印)在登記簿上、文獻上及主要目錄卡片上,在文獻的編目、貯存、傳遞使用中將經常使用。由於文獻的類型和文種多種多樣,因此在進行個別登記時一般都採取分開登帳、分別編號的方法,根據本單位劃分入藏文獻的實際情況設置相應的登記簿,如按中文圖書、外文圖書、中文期刊、外文期刊、特種資料、內部資料、聲像資料、縮微資料等分別設立登記簿。

文獻登記文獻登記

  總括登記與個別登記的作用雖然不同,但它們互相聯繫,互相補充。總括登記號碼是連接個別登記的關鍵所在,因此,總括登記號碼在兩種登記中都應當記錄齊全。如果要了解一批書的具體情況,就可根據個別登記的起止號,在個別登記的帳上查尋;反之,如要了解某一冊(件)文獻的來源,則可按該文獻的總括登記號在總括登記簿上查找。
  期刊登記  期刊由於本身出版的特點,圖書館需做現刊登記和過刊登記。①現刊登記:是指現期期刊到館后的登記,也稱記到登記,簡稱登到。它是期刊管理中的一項基礎工作,應當及時、準確地登記。通過登記能掌握期刊到館情況及期刊本身的變化情況,有利於期刊流通管理、參考諮詢及催缺和裝訂工作的開展。現刊登記的項目一般包括:刊名、刊期、卷號、期號、編輯單位、出版地點、創刊年月、停刊時間、備註。這些項目一般印製成現刊登記卡。②過刊登記:過期期刊合訂成冊及直接購進合訂本經過 驗收後進行的期 刊財產登記。登記項目包括:登記日期、登記號碼、刊名、卷號、期號、出版年、價值、裝訂費、裝型、備註等。過刊登記大多在「期刊財產登記簿」上進行。
  其他文獻的登記  主要指非紙質文獻 (如音像文獻、機讀文獻、縮微文獻等)和特種文獻(如專利文獻、科技報告等) 的登記。圖書館對它們的登記與對圖書期刊的登記有所不同,主要表現在登記項目上。例如,音像文獻與圖書不同的項目有:色彩、資料尺寸、播放時間、轉速、附屬資料、件數等。
  註銷登記  館藏文獻在出現丟失、損壞、剔除、寄存、調出等情況下,需要從總括登記簿、個別登記簿及圖書館目錄中註銷。為保證這一工作的順利進行,通常都要制定統一的註銷原則和方法、審批手續、工作程序及注意事項等。
  註銷登記方法和步驟是:先填寫文獻註銷申請書,其內容包括日期名稱、著者、版本、登記號碼、索書號、冊數、價值和註銷原因等。經批准后,將註銷申請書一份送申請部門保存,一份通知編目部門抽出或註銷目錄卡片,最後註銷個別登記簿上的財產登記號。文獻採訪部門根據註銷文獻申請書建立文獻註銷簿,其內容與註銷申請書基本一致。一般包括:日期、註銷號碼、名稱、著者、登記號碼、原價、註銷原因,總註銷號和備註號等。註銷號碼應在個別登記簿中予以反映,以便使實際館藏文獻與財產帳目相符。
  在註銷情況很少的單位,可不設藏書註銷登記簿,當需要註銷時,就在總括登記簿和個別登記簿內用紅字標出,在月底或年終分別作出統計。

 

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3 文獻登記 -配圖

 

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