九段秘書

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更新時間: 2013-09-05

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九段秘書 -定義

  所謂「九段秘書」是指秘書在安排一次工作會議時,要做到發通知、抓落實、重檢查、勤準備、細準備、作記錄、發記錄、定責任,最後將整個會議過程做成標準化會議流程,讓任何一個秘書都可以根據這個流程,形成不依賴於任何人的會議服務體系。每段流程凸顯的價值不同,圓滿完成全部九個階段流程的秘書方可稱為「九段秘書」。

九段秘書 -來源

  2010年7月13日,武漢仲裁委金融仲裁院按照制定的年度學習計劃如期安排了第三季度學習內容,組織開展了「學習姜汝祥的《請給我結果》——爭創九段秘書水準」專題讀書交流活動。此次讀書交流活動由金融仲裁院院長蘇勤同志主持,金融專業委員會主任、仲裁員張傑和金融仲裁院全體工作人員共同參與了學習探討。姜汝祥的《請給我結果》一書傳達的核心觀念是:完成任務≠結果,也就是「結果導向」。該書通過寓言、身邊的故事和生動的企業案例,層層剖析告訴我們一個看似簡單但又意義深遠的道理:不要只完成任務,重要的是要結果。其中,關於「九段秘書」的案例非常生動詮釋了這一理念。所謂「九段秘書」是指秘書在安排一次工作會議時,要做到發通知、抓落實、重檢查、勤準備、細準備、作記錄、發記錄、定責任,最後將整個會議過程做成標準化會議流程,讓任何一個秘書都可以根據這個流程,形成不依賴於任何人的會議服務體系。每段流程凸顯的價值不同,圓滿完成全部九個階段流程的秘書方可稱為「九段秘書」。

  在交流會上,大家結合本部門和自身工作實際,以「確立『結果導向』行為準則和爭創九段秘書水準」為主題,積極溝通交流讀書感想和心得。通過交流思想、碰撞智慧,增強了對結果導向的內涵和重要性的認識,轉變了舊的思維和觀念,激發了大家提高工作效能和爭做優秀秘書的熱情。

  王婷同志則認為仲裁的效率理念要求秘書在辦案過程中應追求快速而有力的執行,不應找借口把今天的工作堆積到明天去做,時刻記住「結果第一,理由第二」。

  徐書華同志從仲裁秘書的工作職能出發,認為仲裁秘書不僅負有仲裁案件程序管理和監督執行的職能,也肩負著機構建設和仲裁事業發展的責任,仲裁事業的發展壯大需要打造一支優秀的秘書隊伍,因此每一位秘書都應當以「九段秘書」的標準自我激勵,以最優結果的實現來實踐自我價值。

九段秘書 -具體差異示例

  總經理要求秘書安排次日上午九點開一個會議。在這件事下,什麼是任務?什麼是結果?

  通知到所有參會的人員,然後秘書自己也參加會議來做服務,這是「任務」。但我們想要的結果是什麼呢?下面是一至九段秘書的不同做法。

  一段秘書的做法:發通知——用電子郵件或在黑板上發個會議通知,然後準備相關會議用品,並參加會議。

  二段秘書的做法:抓落實——發通知之後,再打一通電話與參會的人確認,確保每個人被及時通知到。

  三段秘書的做法:重檢查一發通知,落實到人後,第二天在會前30分鐘提醒與會者參會,確定有沒有變動,對臨時有急事不能參加會議的人,立即彙報給總經理,保證總經理在會前知悉缺席情況「也給總經理確定缺席的人是否必須參加會議留下時間。

  四段秘書的做法:勤準備一發通知,落實到人,會前通知后,去測試可能用到的投影、電腦等工具是否工作正常,並在會議室門上貼上小條:此會議室明天幾點到幾點有會議,會場安排到哪,桌椅數量夠用嗎?需求音響的話,好用嗎?空調、白板、筆、本紙,我的準備,在物品上,環境上,可以滿足開會的需求了嗎?

  五段秘書的做法:細準備一發通知,落實到人,會前通知,也測試了設備,還先了解這個會議的性質是什麼?議題是什麼?議程怎麼安排,然後給與會者發去過去與這個議題相關的資料,供他們參考(領導通常都是很健忘的,否則就不會經常對過去一些決定了的事,或者記不清的事爭吵)。提前的目的是讓參會者有備而來,以便大家開會時提高效率。

  六段秘書的做法:做記錄一發通知,落實到人,會前通知,測試了設備,也提供了相關會議資料,還在會議過程中詳細做好會議記錄(在得到允許的情況下,做一個錄音備份)。

  會議開完,就完了嗎?會議上大家討論的問題,做出的承諾,領導的安排,部門之間的配合,都有許多會議的成果,需要有人記錄下來。

  七段秘書的做法:發記錄一會後整理好會議記錄(錄音)給總經理,然後請示總經理會議內容沒有問題后,是否發給參加會議的人員,或者其他人員。要求他們按照執行。

  八段秘書的做法:定責任一將會議上確定的各項任務,一對一地落實到相關責任人,然後經當事人確認后,形成書面備忘錄,交給總經理與當事人一人一份,以紀要為執行文件,監督,檢查執行人的過程結果和最終結果,定期跟蹤各項任務的完成情況,並及時彙報總經理。

  九段秘書的做法:做流程一把上述過程做成標準化的「會議」流程,讓任何上一個秘書都可以根據這個流程,複製優秀團隊,把會議服務的結果做到九段,形成不依賴於任何人的會議服務體系!

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