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更新時間: 2013-08-16

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主送機關與抄送機關是公務文書格式的重要內容。主送機關,是指公文的主要受理機關,即對公文負主辦或答覆責任的機關,應當使用全稱或者規範化簡稱、統稱。它是應用寫作研究的重要內容之一。

作用
其作用在於表明公文的空間效力範圍,明確對公文負法定辦理或答覆責任的機關。其排列應按機關性質、職權和其他隸屬關係排列。這是公文發出后能否得到及時處理的一個關鍵問題。
寫作位置
主送機關一般寫在正文之前,標題之下,頂行寫(主送機關名稱前不空字)。
編寫要求
應當使用全稱或者規範化簡稱、統稱。
標識方法
標題下空1行,左側頂格用3號仿宋體字標識,回行時仍頂格;最後一個主送機關名稱后標全形冒號。如主送機關名稱過多而使公文首頁不能顯示正文時,應將主送機關名稱移至版記中的主題詞之下、抄送之上,標識方法同抄送。
注意問題
(具體內容可以查閱《應用寫作》雜誌2003年第7期第15頁《公文標註主送機關必須注意的幾個問題》)
一、選准文件主送的對象
收文機關主要分為主送機關和抄送機關。主送機關對收到的文件負有主辦、答覆之責,抄送機關只有了解與配合執行之責。因此,行文首先要選准主送機關。
要選准主送機關還要注意如下幾點:
(一)是避免出現行文中的黨政不分現象。行政機關與黨委機關分屬於不同的組織系統,自上而下各有各的隸屬關係,各有各的職權範圍。
(二)是仔細斟酌上行文的主送機關。
(三)是聯合向下行文的主送機關基本上與發文機關一一對應。若干個同級部門聯合向下行文,其主送機關通常應是與發文部門一一對應的下級部門。
二、選對主送機關的形式
確定文件的主送機關后,還要正確選擇標註主送機關的形式。主送機關常見的標註形式有三種:
一是全稱。只要主送機關名稱不是很長,都可以採用這種形式,但普發性文件除外。
二是規範化簡稱。這種形式可以濃縮那些常用但是較長的機關名稱,使之簡練上口。
三是統稱。統稱就是同級或者同類型機關概括性的總稱,一般用於下行文。統稱具體又分兩種:一種為「泛稱主送」;另一種為「遞降稱主送」。
「泛稱主送」是下行普發文件經常使用的主送形式。它時常涉及到同一級不同類的若干機關,必須注意排列順序。一般來說,它有如下排列原則:
首先是「先外后內」,即把同是下一級的各地方政府放在前,本機關的職能部門放在後。
其次是依黨政軍群之先後順序。這個原則在黨的文件中體現最明顯。
在「泛稱主送」中,標點符號的使用也是有規律的。通常是同級同類機關之間用頓號,同級不同類的機關之間用逗號,主送機關結束之後用冒號。
至於「遞降稱主送」的排列,起突出作用的還是按級別排列的原則。
一個文件的主送機關採用何種形式標註,取決於行文方向、主送機關數量、主送機關名稱的長短等多種因素,文秘人員必須在綜合考慮的基礎上加以確定。
三、選好主送機關的位置
國家質量技術監督局發布實 施的《國家行政機關公文格式》為公文的主送機關安排了前後兩個位置:
一是在正文之前、公文標題下空1行處。
二是在文件的版記處。
四、公文並非都標註主送機關
公文的一些文種通常是不需要標註主送機關的,例如直接向社會公眾發布的周知性文件如公告、布告、通告,規範性文件如章程、條例、規定、辦法,計劃性文件如方案、規劃、計劃,還有決議、決定、會議紀要,等等。
主送機關必須是受文機關中級別層次高的機關,抄送機關則必須是級別層次低的機關
應用範圍
布告、公告、通告等公布性公文,不寫主送機關;計劃、報表、以及規章、條例等法規性公文,也不寫主送機關。

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